Как составить акт об отсутствии на рабочем месте сотрудника

Неявка на работу считается серьезным дисциплинарным правонарушением в законодательстве о труде. Мерой наказания в хозяйствующем субъекте может быть последующее увольнение провинившегося работника. Независимо от последствий, руководству компании необходимо правильно оформить документы об этом, в частности, акт об отсутствии на рабочем месте.

Порядок составления акта об отсутствии сотрудника

В случае неявки сотрудника в установленное время на свое место работы, его руководителю по подразделению нужно составить акт об отсутствии на рабочем месте. На небольших предприятиях данную процедуру может провести сотрудник кадрового отдела.

Отсутствие работника надо оформлять независимо от его периода — более четырех часов, что расценивается как прогул, или менее — опозданием.

Как только станет известно о том, что работника нет на месте, необходимо принять меры для связи с ним:

• Для этого можно просто позвонить ему, что спросить что происходит и почему он не выходит на работу.
• Когда отсутствие носит длительный характер, то лучше всего съездить к нему на дом или отправить ему письмо почтой с уведомлением в момент получения. Адрес можно узнать в личной карточке отсутствующего работника.

Это правило не распространяется на случаи, когда сотрудник утратил доверие у своего руководства или же у начальства имеются сведения, противоположные сказанному этим человеком.

Тогда, если даже этот работник скажет, что он на больничном, в табеле учета рабочего времени ему надо проставить код буквами «НН». При появлении такого сотрудника, у него нужно запросить документы, подтверждающие обоснованность причины отсутствия, и взять с него объяснения. После этого отметки в табеле надо уточнить путем проставления правильного шифра.

Далее в случае признаков нарушение законодательств о труде на основании акта руководитель подразделения на имя директора подает докладную записку. Оформленный ранее документ надо приложить к ней.

Внимательно изучив поступившие документы, руководитель принимает решение в отношении этого работника, определяя меру дисциплинарного воздействия, в частности, увольнение за прогул.

Как правильно составить акт об отсутствии сотрудника

Для данного документа не установлена стандартная обязательная форма. Его можно оформить при помощи компьютера, приняв за основу фирменный бланк компании, или же написать на простом листе бумаги от руки. Крупные предприятия могут для этих целей иметь специально разработанный шаблон, который необходимо применять для составления документа.

Сначала записывается наименование бланка, его порядковый номер, дата и место оформления. Затем проставляется информация о сотруднике, который составляет акт — его должность и личные сведения. Затем записываются Ф.И.О. и должности свидетелей, которые присутствуют в момент составления документа.

Дальше в акт вносятся полные Ф.И.О. сотрудника, который не вышел на работу, его должность, дата и время, когда было обнаружено его отсутствие, продолжительность прогула.

Для того, чтобы в дальнейшем облегчить проведение судебного разбирательства, необходимо с точностью указать на каком рабочем месте и в какой обстановке должен был находиться работник.

После этого в акт нужно подробно внести полученные от работника объяснения по поводу невыхода на работу. Сделать это необходимо точно, не искажая и не опуская слова. В том случае, когда с сотрудником связаться не получилось (например, он не отвечает на телефонные звонки), то указывается каким способом и сколько раз были предприняты попытки с ним связаться.

Далее документ подписывается сначала его составителем, а затем и указанными свидетелями. Для каждого человека проставляется расшифровка его Ф.И.О., а также фиксируется точная дата подписания.

Акт о прогуле образец представлен ниже.

Нюансы составления документа

Иногда работник может отсутствовать на своем месте длительное количество времени, и даже несколько дней. В этой ситуации рекомендуется его непосредственному начальнику или руководителю подразделения, в котором он работает, составлять такой акт ежедневно. Однако, не запрещено оформить единый документ на весь срок отсутствия.

Если человек, на которого был составлен акт о прогуле, отказывается его подписать, то необходимо собрать новую комиссию, а также составить и подписать акт об отказе. Его нужно подшить к первому документу.

Скачать образец акта об отсутствии сотрудника

Скачать акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте в формате Word.