Секреты малого бизнеса Создать бизнес может каждый, но не все знают как его вести. И как организовать учет и сдачу отчетности. Чаще всего компания пополняет свои запасы материалов и комплектующих за наличные деньги, которые выдаются установленным в локальных актах должностным лицам. После совершения расходов они должны составить и передать в бухгалтерию авансовый отчет, и к нему прикрепляются подтверждающие документы. Они должны соответствовать целям, указанным в заявлении при получении денег. Авансовый отчет бланк скачать можно в конце страницы
В каком случае применяется авансовый отчет
В начале календарного года ответственным лицам компании рекомендуется составлять и утверждать специальный приказ.
В нем должны быть указаны сотрудники, которым разрешено получать в кассе деньги для совершения производственных расходов.
В нем же необходимо закрепить цели, на которые можно брать деньги, а также в какое время они должны быть потрачены.
Порядок осуществления операций по кассе устанавливает обязательность создания авансового отчета для подтверждения расходования подотчета. Его разрешается не использовать только предпринимателям, которые ведут учет в упрощенной форме.
Упомянутый выше Порядок точно указывает, на какие цели можно выдавать деньги подотчет. Они включают:
- приобретение топлива и материалов;
- канцтоваров;
- представительские расходы при командировке сотрудников и другое.
Авансовый отчет это первичный документ, который служит для подтверждения работником произведенных расходов. При этом к нему должны быть приложены первичные документы, полученные при расходовании денежных средств.
Форма авансового отчета была принята Госкомстатом. Компания может использовать ее, или же на основе этого бланка составить свой с учетом специфики деятельности.
Работник, который получил подотчетные деньги, может самостоятельно составить документ на типографском бланке, или же передать это ответственному лицу. Работник бухгалтерии может сделать авансовый отчет форма АО-1 на компьютере при помощи специальной программы или интернет-сервиса.
Авансовый отчет образец заполнения
Лицевая сторона
Рассмотрим на примере как заполнить авансовый отчет.
Заполнение начинается с верхней строки бланка, где нужно вписать полное название компании и ее код по справочнику ОКПО.
Далее в графе рядом с названием документа нужно вписать его порядковый номер и дату оформления. Справа находится текстовый блок, который начинается со слов «Утверждаю». Он оформляется руководителем фирмы.
Там необходимо указать сумму отчета прописью, должность, фамилию руководящего лица, дату утверждения. В специальной графе директор ставит свою визу, подтверждая произведенные расходы.
Далее проставляется наименование отдела, в котором работает сотрудник, его полное Ф.И.О., должность и табельный номер. Также здесь необходимо указать, на какие цели были выданы средства подотчет.
Затем тело документа разделяется на две таблицы, данные в которые вносит бухгалтер. В левой указывается движение подотчетных сумм по данному работнику — остаток или излишний расход, выданная сумма, израсходованная сумма, общий остаток.
В правой таблице бухгалтер указывает бухгалтерскую корреспонденцию счетов и соответствующие ей суммы.
В следующей графе работник записывает какое количество оправдательных документов он представляет вместе с отчетом, и на скольких листах они расположены.
После выполнения проверки составленного документа, бухгалтер подписывает его и указывает сумму прописью. Далее он передается на заверение главному бухгалтеру.
Если у сотрудника остались денежные средства, которые необходимо вернуть, или, наоборот, компенсировать перерасход, то реквизиты кассового документа и его сумму записывают в отведенных графах.
Оборотная сторона
[ads-pc-4] [ads-mob-4]
Оборотная сторона
Данная сторона выглядит как таблица, в которую подотчетное лицо должно записать реквизиты прикладываемых документов. Каждому бланку должна соответствовать отдельная строка.
В графу 1 вносится порядковый номер. В графах 2 и 3 проставляется номер и дата представляемого документа. Если номера нет, то необходимо поставить прочерки или «Б/н». В графе 4 записывается его название.
Графы 5 и 6 предназначены для указания суммы документа. При этом в графе 5 она записывается в рублях, а в графе 6 — в валюте, если документ оформлен в ней.
Все строки, которые останутся незаполненными, нужно прочеркнуть. В конце табличной части в строке «Итого» указывается общая сумма по всем документам. После этого работник проверяет правильность внесенных им данным и ставит личную подпись.
Бухгалтер просматривает документ и подтверждает правильность записанных данных и обоснованность расходов. После этого в графы 7 и 8 он вносит сумму по каждому документу, принимаемую к учету, а в графу 9 записывает корреспондирующий в каждом случае счет.
Нюансы заполнения
В подотчет можно выдать сумму свыше 100 тысяч рублей — установленный лимит не действует на расчеты с сотрудниками. А вот сумма каждого из представленного к отчету документа должна быть в пределах этого лимита.
С 2015 года законодательно разрешено выдавать в подотчет лицам, работающим на договоре подряда. После расходования денег он также должен составить и сдать авансовый отчет. При этом он графу «Табельный номер» не заполняет, а в графу «Должность» вносит слово «Подрядчик».
Подотчетные деньги можно перечислить на карточку. Для этого сотрудник должен составить заявление, а данные платежного документа заносятся в графу «Получен аванс».
Авансовый отчет бланк скачать
Авансовый отчет бланк 2018 скачать бесплатно Word.
Cкачать бланк авансового отчета по форме АО-1 в формате Excel.
Скачать образец заполнения:
