Иногда, по роду своей деятельности или поставленных перед ним задач, сотрудник должен выехать в другой город или страну. Нормативными актами закреплено, что командировкой считается выезд сотрудника по служебному заданию, при котором он находится не на своем рабочем месте более 1 дня. Для оформления такой поездки на предприятии необходимо составлять приказ о направлении работника в командировку.
Порядок применения приказа на командировку
В настоящее время главным документом, который нужно создавать если сотрудник уезжает в поездку – это приказ о командировке. Ему был присвоен этот статус в 2015 году, когда фирмы получили право не составлять задание на командировку, отчет по командировке, а также служебное задание.
Однако, при необходимости фирмы могут их оформлять, но это должно быть четко записано в Учетной политике или прочих локальных актах.
В крупных компаниях с большим количеством сотрудников принято составлять график командировок. В него необходимо занести все планируемые поездки работников в будущем году. Оформленный документ должен быть утвержден руководителем фирмы.
Если возникла необходимость отправить работника на другое предприятие для решения возникших производственных задач, директор или непосредственный начальник может принять решение о командировке. Для этого он, в первую очередь, составляет служебное задание, или устно дает указание кадровому специалисту чтобы он оформил приказ на командировку.
Кроме этого, необходимо конкретно указать цель будущей поездки, ее сроки, место пребывания и ответственных лиц за выполнение поручений. Чтобы это закрепить, лучше всего оформит специальный документ в письменном виде.
Основываясь на полученных данных, кадровик составляет приказ на командировку, после чего знакомит сотрудника с его содержанием под роспись. Одна из целей этого документа — оправдание отсутствия работника на своем месте в компании, а также основание для оплаты будущих расходов.
Для этого действия работник, которому предстоит поездка, оформляет на имя директора служебную записку, где описывает свои предполагаемые расходы. На основании ее бухгалтерия в дальнейшем производит выдачу денежных средств расходному кассовому ордеру.
Командировка в табеле учета рабочего времени фиксируется цифровыми или буквенными кодами «К» или «06». В то время, как работник находится в командировке, за ним сохраняет его средняя зарплата, а также место работы.
Если есть необходимость в этом, то в работнику могут также выписать командировочное удостоверение. В нем делается отметка об отъезде сотрудника с места работы, а затем о приезде на конечное место командировки. Кроме этого, в компании может быть открыт специализированный журнал, в котором отмечаются убытия и прибытия работников.
Как правильно составить приказ на командировку
Для того, чтобы оформить приказ на командировку, кадровым работником может использоваться утвержденная форма т-9. Она включена в большинство кадровых и бухгалтерских программ, где может заполняться автоматически. Или же на предприятии может быть на фирменном бланке разработана собственная форма, но в ней обязательно должны использоваться установленные реквизиты.
В верхней позиции документа записывается полное название компании, а также в отдельно отведенной графе проставляется его код по классификатору ОКПО.
Затем указывается порядковый номер приказа и дата его оформления. Под ним кадровый работник должен будет занести документ в книгу регистрации.
Следующим этапом вносятся личные данные работника — его полные Ф.И.О., присвоенный табельный код, название должности по штатному расписанию, обозначение структурного подразделения.
В приказ обязательно должны быть включены сведения о конечном пункте поездки — здесь нужно записать наименование страны, города, принимающей компании. В этом же месте проставляются даты начала и завершения командировки и ее продолжительность в днях.
Затем записываются цели направления работника в поездку. После этого указывается сторона, которая осуществляет финансирование произведенных расходов. Это может делать как отправляющая, так и принимающая фирма.
Последним этапом кадровик указывает документ-основание для поездки. К такому относятся заключенный договор, составленное служебное задание, график командировок и прочие.
Заполненный приказ визирует руководитель фирмы. После этого документ передается на ознакомление работнику, который подтверждает это своей подписью.
Нюансы
Если в поездку направляются сразу несколько человек, то оптимальнее оформить один единственный приказ на всех. Для этого применяется стандартная форма Т-9а. Она имеет вид таблицы, в которую построчно вписывается вся важная информация по каждому работнику — цель, продолжительность, даты начала и завершения и т. д.
Скачать приказ на командировку образец, бланк
Скачать бланк приказа по форме Т-9 в формате Word.
Бланк приказа о командировке, форма Т-9, в формате Excel.
Скачать образец приказа на командировку, форма Т-9, в формате Pdf.
Скачать бланк приказа на командировку для нескольких сотрудников, форма Т-9а, в формате Word.
Скачать бланк приказа на командировку для нескольких сотрудников, форма Т-9а, в формате Excel.