Согласие на обработку персональных данных

в Бланки, Кадровые документы 206 Просмотров

Любой компании в процессе выполнения своей деятельности время от времени приходится сообщать сведения о своих сотрудникам третьим лицам. По при этом ФЗ о персональных данных обязует их выполнять защиту этих данных от разглашения. В этих условиях компании приходится брать у своих работников согласие на обработку персональных данных.

Для чего необходимо согласие на обработку данных

Согласно закону, к личной информации относятся такие сведения, как Ф.И.О. работника, данные паспорта, адрес жительства, возраст, полученное образование, семейное положение и другие.

Необходимо, чтобы каждая компания-работодатель создала внутренний нормативный акт, где было бы закреплено:

Какие именно сведения относятся к персональным данным;
При каких условиях фирма может разглашать эти сведения посторонним лицам;
Какие меры на предприятии применяются для защиты сведений от нелегального доступа со стороны.

С таким нормативным актом в обязательном порядке должен знакомиться каждый сотрудник, который поступает на работу в компанию. Кроме этого, компания должна быть зарегистрирована в Роскомнадзоре как оператор по обработке персональных сведений.

Защита личных данных в компании организуется таким образом, чтобы доступ к личным делам работников был ограничен, с регистрацией каждого подобного запроса. Кроме этого, защита должна касаться и доступа к компьютерным базам данных, из которых при необходимости можно было бы получить такие сведения (к примеру, программа по кадровому учету). Для реализации всех этих требований нужно назначить отдельное должностное лицо.

Важно! При поступлении на работу новому сотруднику необходимо предлагать оформить бланк согласия на обработку персональных данных. Это позволит компании централизованно их собирать и хранить. Форма согласия должна быть разработана в компании самостоятельно, исходя из объема запрашиваемых данных.

Обычно предоставлять сведения о своем работнике компании приходится при оформлении зарплатных пластиковых карт в банке, доверенности на получения сырья и материалов, выписке первичных отгрузочных документов, издании приказов ответственных лиц, написании писем в другие компании и т. д.

В соответствии с законом, согласие нужно запрашивать каждый раз, когда данные передаются третьим лицам. Полученное письменное разрешение имеет ограниченный срок действия, и при этом работник имеет право в любой момент его отозвать. Для этого нужно в письменном виде составить заявление, в котором выразить желание отменить ранее переданное согласие.

Рекомендуется брать согласие даже у руководителя компании и учредителей. В последнее время такая практика стала применяться при подписании договоров с крупными компаниями.

Бывают случаи, когда фирма имеет право сообщить данные о своем работнике посторонним лицам без получения его согласия. К таким относятся запросы из государственных органов по пенсионному, медицинскому, социальному страхованию и прочие.

Важно! За разглашение персональных сведений без получения согласия работника на фирму и должностных лиц могут налагаться санкции в виде лишения свободы (до 5 лет), компенсация нанесенного сотруднику вреда, в том числе и морального, выплата штрафов (4000-5000 руб).

Контроль за соблюдением закона возложено на Роскомнадзор. Он обладает полномочиями периодически проводить проверки для контроля на местах.

Образец заполнения согласия на обработку персональных данных

Заполнение согласия начинается с верхней части бланка. В правом углу нужно написать на чье имя предоставляется согласие, должность руководителя, наименование фирмы.

Далее, посередине листа с новой строки записывается название – «Согласие на обработку моих персональных данных».

Следующим этапом в документе записываются личные данные работника — его полные Ф.И.О., адрес жительства, данные паспорта или любого другого документа, устанавливающего его личность — номер, серия, место и дата оформления.

Обязательно необходимо в согласии сделать ссылку на федеральных закон или любые другие нормативные акты, устанавливающие права и обязанности по предоставлению личных данных.

Далее, вписывается название фирмы, которой дается право на разглашение данных и ее адрес нахождения.

Затем указывается для каких именно целей разрешается разглашать информацию о работнике, а также конкретно указываются все те данные, на использование которых сотрудник дает свое согласие. Это может быть личная информация о самом работнике, семье, его зарплате, стаже, наградах и взысканиях и т. д.

Ниже записывается, каким образом на предприятии будет производиться обработка и передача полученной информации.

Внимание! Если личные данные планируется передавать в несколько мест, то на каждую организацию лучше всего составить отдельное соглашение.

Ниже записывается точный срок действия этого согласия.

Затем в тексте документа обговаривается, каким именно образом работник может оформить отзыв разрешения.

Также допускается включение информации о том, что сотруднику объяснены его права в области защиты персональных сведений.

В заключение заполнения работник должен поставить личную роспись, расшифровать ее и указать дату заполнения разрешения.