Главная / Бланки / Как правильно заполнить авансовый отчет по форме АО-1

Как правильно заполнить авансовый отчет по форме АО-1

Чаще всего компания пополняет свои запасы материалов и комплектующих за наличные деньги, которые выдаются установленным в локальных актах должностным лицам. После совершения расходов они должны составить и передать в бухгалтерию авансовый отчет, и к нему прикрепляются подтверждающие документы. Они должны соответствовать целям, указанным в заявлении при получении денег. Авансовый отчет бланк скачать можно в конце страницы

В каком случае применяется авансовый отчет

форма АО-1В начале календарного года ответственным лицам компании рекомендуется составлять и утверждать специальный приказ.

В нем должны быть указаны сотрудники, которым разрешено получать в кассе деньги для совершения производственных расходов.

В нем же необходимо закрепить цели, на которые можно брать деньги, а также в какое время они должны быть потрачены.

Деньги в подотчет можно выдавать из кассы составив расходный кассовый ордер (РКО), причем как сотрудникам фирмы, так и оформленным на договор подряда. Допускается перечислить необходимую сумму на карточку или личный расчетный счет.

Порядок осуществления операций по кассе устанавливает обязательность создания авансового отчета для подтверждения расходования подотчета. Его разрешается не использовать только предпринимателям, которые ведут учет в упрощенной форме.

Упомянутый выше Порядок точно указывает, на какие цели можно выдавать деньги подотчет. Они включают:

Внимание! Нужно помнить, что для некоторых операций по приобретению возможен только безналичный расчет (например, основных средств). Также закреплен лимит в 100 тысяч рублей на расчеты наличными деньгами между хозяйственными субъектами. Его также нужно неукоснительно соблюдать.

Авансовый отчет это первичный документ, который служит для подтверждения работником произведенных расходов. При этом к нему должны быть приложены первичные документы, полученные при расходовании денежных средств.

Форма авансового отчета была принята Госкомстатом. Компания может использовать ее, или же на основе этого бланка составить свой с учетом специфики деятельности.

Работник, который получил подотчетные деньги, может самостоятельно составить документ на типографском бланке, или же передать это ответственному лицу. Работник бухгалтерии может сделать авансовый отчет форма АО-1 на компьютере при помощи специальной программы или интернет-сервиса.

Внимание! Может возникнуть ситуация, что после проверки отчета работнику придется вернуть часть неизрасходованных сумм обратно в кассу компании. При этом должен быть оформлен приходный кассовый ордер (ПКО).

Авансовый отчет образец заполнения

Лицевая сторона

Рассмотрим на примере как заполнить авансовый отчет.

авансовый отчет бланк 2016 скачать бесплатноЗаполнение начинается с верхней строки бланка, где нужно вписать полное название компании и ее код по справочнику ОКПО.

Далее в графе рядом с названием документа нужно вписать его порядковый номер и дату оформления. Справа находится текстовый блок, который начинается со слов «Утверждаю». Он оформляется руководителем фирмы.

Там необходимо указать сумму отчета прописью, должность, фамилию руководящего лица, дату утверждения. В специальной графе директор ставит свою визу, подтверждая произведенные расходы.

ao-1-2Далее проставляется наименование отдела, в котором работает сотрудник, его полное Ф.И.О., должность и табельный номер. Также здесь необходимо указать, на какие цели были выданы средства подотчет.

Важно! Заполнение этой графы должно совпадать с целью, указанной в заявлении при получении подотчетных сумм.

ao-1-3Затем тело документа разделяется на две таблицы, данные в которые вносит бухгалтер. В левой указывается движение подотчетных сумм по данному работнику — остаток или излишний расход, выданная сумма, израсходованная сумма, общий остаток.

Важно! Нужно помнить, что, согласно законодательству, работнику запрещено выдавать в подотчет, если он до конца не произвел отчет по предыдущей авансовой сумме. Если такой факт будет выявлен во время налоговой проверки, на компанию будет наложен штраф.

В правой таблице бухгалтер указывает бухгалтерскую корреспонденцию счетов и соответствующие ей суммы.

ao-1-4В следующей графе работник записывает какое количество оправдательных документов он представляет вместе с отчетом, и на скольких листах они расположены.

После выполнения проверки составленного документа, бухгалтер подписывает его и указывает сумму прописью. Далее он передается на заверение главному бухгалтеру.

Если у сотрудника остались денежные средства, которые необходимо вернуть, или, наоборот, компенсировать перерасход, то реквизиты кассового документа и его сумму записывают в отведенных графах.

Внимание! После того, как сотрудник предоставил в бухгалтерию все документы, подтверждающие понесенные им расходы, ему выдается расписка об их приеме ответственным лицом бухгалтерии. Ее сотрудник может предъявить в случае потери документов.

ao-1-5Оборотная сторона

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

ao-2-1Данная сторона выглядит как таблица, в которую подотчетное лицо должно записать реквизиты прикладываемых документов. Каждому бланку должна соответствовать отдельная строка.

В графу 1 вносится порядковый номер. В графах 2 и 3 проставляется номер и дата представляемого документа. Если номера нет, то необходимо поставить прочерки или «Б/н». В графе 4 записывается его название.

Графы 5 и 6 предназначены для указания суммы документа. При этом в графе 5 она записывается в рублях, а в графе 6 — в валюте, если документ оформлен в ней.

Все строки, которые останутся незаполненными, нужно прочеркнуть. В конце табличной части в строке «Итого» указывается общая сумма по всем документам. После этого работник проверяет правильность внесенных им данным и ставит личную подпись.

Бухгалтер просматривает документ и подтверждает правильность записанных данных и обоснованность расходов. После этого в графы 7 и 8 он вносит сумму по каждому документу, принимаемую к учету, а в графу 9 записывает корреспондирующий в каждом случае счет.

Суммовые показатели из этих трех граф бухгалтер в дальнейшем переносит на лицевую часть документа.

Нюансы заполнения

В подотчет можно выдать сумму свыше 100 тысяч рублей — установленный лимит не действует на расчеты с сотрудниками. А вот сумма каждого из представленного к отчету документа должна быть в пределах этого лимита.

С 2015 года законодательно разрешено выдавать в подотчет лицам, работающим на договоре подряда. После расходования денег он также должен составить и сдать авансовый отчет. При этом он графу «Табельный номер» не заполняет, а в графу «Должность» вносит слово «Подрядчик».

Подотчетные деньги можно перечислить на карточку. Для этого сотрудник должен составить заявление, а данные платежного документа заносятся в графу «Получен аванс».

Авансовый отчет бланк скачать

word-32-32Авансовый отчет бланк 2018 скачать бесплатно Word.

excel-32x32Cкачать бланк авансового отчета по форме АО-1 в формате Excel.

Скачать образец заполнения:

Советуем почитать

Как написать заявление на увольнение генерального директора ООО

Руководитель предприятия – это тоже наемный работник, с которым собственники компании заключили трудовой контракт. Он, …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector