Часто письменные распоряжения в хозяйствующем субъекте содержат в себя информацию, относится к персональным данным работников или же коммерческую тайну. Но в отношении этих документов приходят в компанию внешние запросы от партнеров, лиц, осуществляющих проверку и т. д. Специалисты фирмы, в большинстве случаев, стараются оформлять не копию приказа, а его части, которая называется выписка из приказа.
Цели и задачи выписки из приказа
Выписка из приказа представляет собой отдельно оформленную в официальном стиле цитату из основного документа, составленного ранее, на которую в компанию поступил запрос.
Она отражает в полной мере интересующую тему и должна быть заверена соответствующим лицом предприятия и при необходимости фирменной печатью.
Основной целью составления выписки является необходимость в разграничении сторонних лиц в доступе к сведениям предприятия, которые считаются конфиденциальными и защищаются внутренними и внешними нормативными актами.
Примером такой ситуации является поступление запроса от контрагента о полномочиях определенного лица на право подписания документов. В этом случае приказ может содержать сведения и в отношении других работников, поэтому берется необходимая часть распоряжения и оформляется как отдельный документ.
То есть когда поднимается вопрос действительно ли работает данный человек в организации, можно оформить такой документ, как выписка из приказа о приеме на работу, которая будет отражать подтверждение факта работы такого человека и даты приема, но без разглашения сведений о его зарплате, условий работы и т.д.
Выписка из документа это также удобное представление сведений, содержащихся в основном документе, который может располагаться на нескольких листах. Она может включать в себя несколько строк, содержащих ответ на поступивший запрос, без дублирования многостраничного документа.
Для личных приказов, содержащих персональные сведения по сотрудникам, нужно опускать и преамбулу, чтобы не нарушить чужие права. Выписка из них включает в себя только распорядительную часть документа.
В компании составлением выписок может заниматься специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т. д.
Запросы на оформление в хозяйствующий субъект в основном поступают от представителей ПФР при оформлении пенсии, от контрагентов — запросы о подтверждении полномочий на право подписи, от других работодателей — о подтверждении, что у работника есть основное место работы, от органов, осуществляющих в отрасли контроль и т. д.
Как оформить выписку из приказа образец
Выписку из приказа лучше всего оформлять на фирменном бланке компании, будет указано ее полное название, юридический адрес, банковские реквизиты.
Начинаться документ должен с названия – «Выписка из приказа».
После этого в тесте нужно указать дату и место оформления оригинального приказа, его регистрационный номер и полный заголовок.
Далее повторяется вводная часть распорядительного документа, которая заканчивается словом «Приказываю». Если приказ, из которого составляется выписка, затрагивает несколько аспектов деятельности, то вводную часть можно сократить и оставить только то, что относится к запрашиваемому факту.
Затем из основного текста приказа нужно выбрать только те разделы, которые относятся к запрашиваемой задаче, после чего они в точности повторяются в выписке. Нельзя менять смысл, перефразировать или переформулировать сведения, указанные в оригинальном приказе.
Далее, точно также, как и в главном документе, нужно проставить должность и личные данные лица, которое его завизировал. Ставить «живую» подпись не нужно — вместо нее достаточно указать слово «подпись».
Специалист после выполнения работы должен сверить оба документа, после чего своей рукой ставил заключение — отметку «Верно» или «С оригиналом сверено». После чего он должен поставить личную подпись и ее расшифровку.
Нюансы составления документа
Если при составлении выписки из приказа опускается вводная часть оригинального документа, то обязательно перед основным текстом нужно поставить слово «Приказываю».
Образец выписки из приказа
Выписка из приказа о приеме на работу образец скачать в формате Word.