Чаще всего организации и предприниматели приобретают материалы или получают услуги через своих работников, которым для этого выдаются в подотчет денежные средства. Однако выдача таких денег строго контролируется на законодательном уровне — Порядком осуществления кассовых операций, и очень часто проверяется уполномоченными на это органами.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные средства — это деньги, которые компания или предприниматель выдают своим работникам для совершения конкретных расходов. При этом подотчетные лица должны быть закреплены в специальном приказе, либо обозначены в учетной политике.
Кроме этого, в упомянутых нормативных документах также желательно указать все те виды расходов, на которые можно тратить полученные суммы, а также в течение какого времени сотруднику нужно предоставить оправдательные документы (накладные, чеки, квитанции и т. д.).
Кассир осуществляет выдачу денег после того, как работник написал заявление на выдачу денег в подотчет. В нем обязательно нужно указать на что предполагается их потратить, и в какой срок отчитаться.
Главным подтверждающим документом является авансовый отчет по форме АО-1, который составляется сотрудником самостоятельно, или уполномоченным работником бухгалтерии. При этом основания, которые проставляются в документе, должны быть идентичны указанным в заявлении целям.
На какие цели могут выдавать деньги в подотчет
Закон устанавливает основные направления, на которые можно потратить полученные в подотчет средства. Они включают:
- Служебные командировки и прочие поездки;
- Оплата полученных работ и услуг;
- Приобретение ТМЦ;
- Несение представительских расходов и т. д.
Запрещено выдавать в подотчет средства для приобретения объектов основных средств, а также для осуществления платежей между предпринимателями и организациями свыше закрепленного законодательством лимита 100 тыс. рублей.
Порядок выдачи и возврата подотчетных денег
Работник может получить подотчетные средства несколькими путями.
Выдать деньги под отчет можно наличными деньгами, используя кассу предприятия. В этом случае кассиру нужно оформить расходный кассовый ордер.
Для того, чтобы получить деньги в подотчет наличными, сотрудник независимо от своей должности в компании обязан составить заявление на данную операцию с указанием цели и срока.
Не нужно оформлять документ, если происходит возмещение работнику ранее потраченных личных сумм, а также при выдаче суточных на командировку.
Оформленный документ должен быть подписан руководителем компании. Если заявление составляет директор, то оно несколько отличается по своей формулировке. В нем он не просит выдать ему средства, а определяет факт такой необходимости.
Также в такого рода заявлении должно быть создано отдельное пустое поле для бухгалтера. В нем он должен проставит данные о том, имеется или нет у данного работника долг по ранее выданным подотчет суммам.
Кроме выдачи подотчета наличными деньгами, можно перевести деньги под отчет на карту или на расчетный счет сотрудника. Для такого события ему нужно написать соответствующее заявление, к которому приложить банковские реквизиты.
Документ, которым сотрудник произведет подтверждение расходования перечисленных денег — это чек из банкомата, платежного терминала магазина, банковская выписка, которые нужно приколоть к авансовому отчету.
Если выданные подотчет деньги были потрачены не в полном объеме, то работнику нужно внести оставшиеся средства в кассу организации после проверки его авансового отчета. Во время этой процедуры кассир должен составить приходный кассовый ордер, данные которого (номер, дата, сумма возврата) проставляются в нижней части авансового отчета.
Сроки выдачи денег в подотчет
На законодательном уровне нигде не закреплен точный срок, на который разрешается выдавать работникам подотчетные деньги. Его компания может установить самостоятельно, и закрепить свое решение в учетной политике.
Работник обязан проставить срок, на который запрашиваются суммы, в заявление во время его составления. В случаях, когда он это не сделал, считается, что деньги получены только на текущий день, а потому в конце дня должен быть составлен авансовый отчет или произведен возврат в кассу.
Очень часто руководство компании самостоятельно решает, как деньги под отчет на какой срок. При необходимости это время может устанавливаться в индивидуальном порядке.
Руководитель компании, несмотря на свой статус на фирме, не освобождается от обязанности составления заявления и указания в нем необходимого срока.