Секреты малого бизнеса Создать бизнес может каждый, но не все знают как его вести. И как организовать учет и сдачу отчетности. Помимо исчисления, удержания и отправления в бюджет налога на доходы физлиц хозяйствующие субъекты, выступающие работодателями, должны сдавать на своих работников и такой отчет, как справка 2-НДФЛ. Такая обязанность закреплена за ними на законодательном уровне. Причем она распространяется не только на сотрудников компании, но и в отношению людей, для которых фирма является источником дохода.
Срок сдачи 2-НДФЛ
Несмотря на то, что удержание налога нужно производить каждый раз при выплате доходов, форма 2-НДФЛ агентом отправляется в ИФНС по итогам за год один раз.
НК РФ устанавливает две даты окончательного представления отчетов, поэтому их принято подразделять на справки с кодом «1» и «2».
Справка 2-НДФЛ первой разновидности сдается в общем порядке до 1 апреля следующего после налогового года на каждого получателя доходов.
Когда же компания не может взыскать НДФЛ по полученному человеком доходу удержать обязательный платеж, то ей следует отправить справку с кодом «2».
Примером, такого варианта может служит выплата физическому лицу доходов в виде какого-либо имущества. Для этого установлен срок до 1 марта следующего периода.
При этом нужно понимать, что эти даты могут выпадать на выходные дни. Тогда срок определяется по ближайшему рабочему дню.
Порой сотрудники могут обращаться в свою администрацию с просьбой выдать им справки данного образца. В основном, их нужно представлять своему новому работодателю для получения у него вычетов, или же в банк при оформлении кредитов.
ТК РФ для ее выпуска устанавливает трехдневный период.
Куда предоставляется справка 2-НДФЛ
НК РФ определяет местом представления 2-НДФЛ адреса нахождения компании и регистрации предпринимателей. Однако, хозяйствующий субъект может включать в себя также филиалы, обособленные представительства. Для них данные отчеты следует отправлять по месту их нахождения, а материнские организации – по своему адресу.
Бывают ситуации, когда один сотрудник компании может осуществлять свои трудовые функции и в самой фирме, и в ее филиале. Тогда его зарплата начисляется по каждому подразделению и налог уплачивается по тому адресу, где возник доход.
Законодательство выделяет такую категорию налогоплательщиков, которых оно называет «крупными».
Данное исключение стало возможным благодаря взаимодействию налоговых инспекций в вопросе крупнейших компаний.
Эти отчеты можно отправить в налоговую несколькими способами. К ним относятся:
- Представителем на бумаге — такой способ возможен только для ограниченного числа подавателей, которыми могут быть организации и ип с числом работником менее 10 человек;
- Представителем в электронном виде — им могут воспользоваться работодатели, которые представляют сведения менее чем на 3000 человек. Этот способ представляет передачу файла на носителе, например, на флешке;
- Почтовой службой — при этом в письме обязательно делается опись;
- Используя электронный документооборот — для этого нужно чтобы у работодателя была ЭЦП и договор со специализированным оператором.
Справка 2-НДФЛ новая форма 2016 бланк образец заполнения
Заполняемая хозяйствующим субъектом 2-НДФЛ новая форма 2016 бланк образец заполнения имеет несколько разделов, заполнение которых рассмотрим подробнее.
Заголовок
Помимо названия бланка это раздел включает также время, за которое оформляется документ, а также номер по очередности и дату составления.
В строке ниже указывается статус справки, который и определяет срок представления. Значения его могут быть:
- «1» – для доходов физлиц получаемых ими в обычном порядке;
- «2» – когда произвести удержания НДФЛ не представляется возможным.
С 2016 года в этом документе вводится новая графа — номер корректировки. Здесь используются следующие виды шифров:
- 00 — для первичного составления справки на доходы физлиц;
- 01-98 — для корректирующих форм, при этом это одновременно и номер исправления;
- 99 — для аннулирования ранее поданных документов.
Ниже налоговому агенту следует записать код налоговой — получателя отчета в виде четырехзначного шифра. 2-НДФЛ образец показывает как это лучше сделать наилучшим способом.
Раздел №1 – Сведения о налоговом агенте
Этот раздел должен включать полную информацию о компании или предпринимателе, являющемся налоговом агентом.
Последовательно заполняются строки с ОКТМО, ИНН, КПП, которые можно посмотреть в выданных хозяйствующему субъекту документах. При этом у ИП код КПП отсутствует.
Далее в соответствующую графу вписывается номер контактного телефона, по которому инспектор может связаться с работодателем и уточнить возникающие у него вопросы.
Ниже указывается полное наименование фирмы.
Раздел №2 — Данные о физическом лице — получателе дохода
Первым делом указывается код ИНН работника, на которого оформляется справка. Новинкой документа 2016 года является добавление поля для ИНН иностранного гражданина, оформленного в его стране.
Далее записываются полные Ф.И.О., при этом отчество проставляется при его наличии.
Если справка заполняется на иностранного гражданина, то разрешено его имя и фамилию записывать латинскими буквами.
Также с 2016 года был расширен список статусов налогоплательщика. Теперь здесь можно указывать:
- «1» – резидент;
- «2» – не резидент;
- «3» – квалифицированный специалист;
- «4» – добровольный переселенец из другой страны;
- «5» – иностранец-беженец;
- «6» – иностранец, работающий по патенту.
К квалифицированным специалистам законодательство относит работников, которые имеют знания в какой-либо отдельной области и получающие зарплату более 2 миллионов рублей за год.
Затем заполняются личные данные на работника — дата рождения, какой страны он имеет гражданство (код России 643), данные документа, подтверждающие личность.
Адрес может записываться как российский, так и находящийся в другой стране (для иностранцев). Обозначения в России вносятся на основании классификатора адресов КЛАДР.
Раздел 3 — Доходы
В заголовке данного раздела нужно проставить ставку налога — для граждан России 13%, да иностранцев — 30%.
Раздел построен в виде таблицы, в которую построчно необходимо записывать информацию о доходах и вычетах за отчетный период.
Заполнять ее нужно так. В первом столбце записывается номер месяца, за который проставляется информация. Далее указывается код дохода и полученная по нему сумма.
В столбцы с кодом и суммой вычета заносится информация по тем льготам, которые относятся к профессиональным. Их коды начинаются с 403.
Раздел №4 – Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты
В этом разделе необходимо проставить обозначения и суммы тех вычетов, которыми сотрудник воспользовался в отчетном периоде.
В справке образца 2016 года были введены понятия инвестиционных вычетов. Кроме этого на документ была добавлены специальная строка, в которую нужно записывать реквизиты уведомления на использование социального вычета (на лечение или обучение). Такая же строка на имущественный вычет использовалась на бланке и ранее.
Раздел 5 – Общие суммы дохода и налога
В этом разделе суммируются все данные, которые вносились в справку в разделах 3 и 4. Он выполнен в виде таблицы.
В строку «Общая сумма дохода» записывается итог по всем доходам, которые были получены в отчетном периоде и указаны в документе выше.
Строка «Налоговая база» представляет собой итог вычитания из общей суммы доходов размера предоставленных в данном периоде вычетов.
Строка «Исчисленная сумма налога» получается как результат умножения налоговой базы из предыдущей строки и налоговой ставки, проставленной в разделе 3.
Затем записываются суммы подоходного налога, которые были удержаны с работника и перечислены в налоговую службу. Далее приведены строки, в которых указываются суммы сверх удержанного налога или не удержанного вообще.
В завершении документа проставляется код лица, которые подписывает справку — это может быть как сам агент (код 1), так и его уполномоченное лицо (код 2). Во втором случае ниже записываются реквизиты документа, который наделил его этими полномочиями.
Штраф за просрочку и не сдачу справки 2-НДФЛ
В налоговом законодательстве установлены штраф за непредоставление 2-НДФЛ и штраф за несвоевременную сдачу 2-НДФЛ. Оба в размере двухста рублей за каждый не отправленный или переданный с опозданием отчет. Можно посчитать, что эта сумма небольшая, однако нужно помнить, что расчет производится за каждую справку. В результате, на больших предприятиях с сотней работников он может достигать солидной суммы.
Также не сдачей отчета налоговая будет считать тот отчет, который отправлен с несоблюдением его формы. К примеру, справки были заполнены с использованием старого формата. Такое несоблюдение может повлечь наложение штрафа.
В 2016 году был введен еще один тип штрафа — за подачу недостоверных сведений. Его размер был установлен в сумме пятьсот рублей за справку с неверной информацией. Однако, если компания сама обнаружила и исправила свою ошибку, то санкции на нее наложены не будут.
Нюансы
Когда работодатель не смог взыскать с работника налог, то подавать справки ему придется два раза — сначала до 1 марта, а затем уже со всеми остальными до 1 апреля.
При внесении данных в документы используются только утвержденные законодательно коды доходов и вычетов.
В случае, когда налог за декабрь перечисляется в течение января следующего года, то в справке он все равно ставится оплаченным вовремя. Однако, если перечисление происходит после 1 февраля, то в документах строка «Сумма налога перечисленная» будет ниже, чем «Сумма налога удержанная».
