Главная / Персонал / Командировка / Как оформляется командировка сотрудника

Как оформляется командировка сотрудника

Время от времени руководству компании приходится отправлять своих сотрудников в служебные поездки для решения производственных задач. Это может быть приобретение нового оборудования или материалов, заключение контакта, ремонт и обслуживание оборудования, участие в мероприятии и другое. Но обязательно командировка должна быть верно оформлена.

Важные изменения по командировкам в 2015-2017 годах

В 2015 году были приняты существенные изменения в правилах оформления командировки. Это значительно упростило документооборот при отправлении сотрудников в поездку.

Согласно этим изменения теперь организации и предприниматели имеют право не оформлять следующие документы:

  • командировочное удостоверение;
  • не делать служебное задание;
  • а по возвращении работника из командировки ему можно не представлять руководству отчет по поездке.
Внимание! Таким образом, хозяйствующий субъект имеет право выбирать — применять или не нет эти бланки, но в любом случае его решение должно быть зафиксировано в учетной политике или Положении по командировкам.

Если командировочное удостоверение не было выписано, то суточные при командировках будут определяться на основании предоставленных работником оправдательных документов — проездных билетов, чека о проживании в гостинице, квитанций и т. д.

Во второй половине 2015 года были приняты дополнительные поправки, которые разрешили не вести в организации книгу учета прибывших и убывших работников.

Важно! На текущий момент главным документом, который регламентирует отправление сотрудника в поездку, считается приказ о командировке.

Как отправить сотрудника в командировку

Основные документы
Порядок действий Подтверждающий документы для командировки
Выявление необходимости командировки Докладная записка,

Годовой план командировок

Выбор и уведомление работника о предстоящей командировке Уведомление на фирменном бланке
Получение его согласия на служебную поездку, для некоторых категорий обязательно в письменной форме Согласие работника на командировку
Оформление решения о командировке Приказ о направлении в командировку по установленной форме Т-9 (или Т-9а для нескольких сотрудников), либо в произвольной форме на фирменном бланке
Расчет предстоящих расходов Докладная записка от работника,

Заявление на выдачу денег

Выдача денежных средств Расходный кассовый ордер,

Платежное поручение

Учет нахождения работника в командировке Табель учета рабочего времени
Составление отчет о произведенных расходах Авансовый отчет с приложением билетов, счетов гостиниц, других подтверждающих расходы бланков, а также служебной записки работника по командировке
Окончательный расчет по произведенным расходам по командировке:

  • возврат неиспользованных сумм;
  • возмещение произведенных расходов.
Приходный кассовый ордер ( при наличии излишка),

Расходный кассовый ордер (при наличии перерасхода)

Дополнительные документы

(заполняются если внутренними правилами фирмы установлена данная обязанность)

Определение целей и задач на командировку Служебное задание
Оформление документа по подтверждению убытия-прибытия сотрудника Командировочное удостоверение,

Журнал регистрации отбытия-прибытия

Составление отчета в соответствии с ранее выданным служебным задание Отчет о командировке

Особенности отправления в командировку

командировкаКомандировкой считается поездка работника по делам компании более одного дня, для выполнения порученного служебного задания вне своего рабочего места.

Суточные при командировках в 2016 году остались на прежнем уровне, решение об их отмене не было до сих пор принято. Поэтому, если компания не хочет платить дополнительные налоги и взносы, то ей надо придерживаться действующих размеров.

Например, на территории России – 700 рублей. Суточные могут быть и больше, главное тогда их размер зафиксировать в локальных актах предприятия и в учетной политике.

Внимание! Если место командировки находится недалеко и работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то тогда ему суточные не положены.

Все время отсутствия сотрудника на работе из-за командировки отмечается в табеле буквенным шифром «К» или цифровым «06».

Однодневная командировка

Если сотрудник отправляется в однодневную поездку, то ему не положено получать суточные. Такая позиция указана в Постановлении Правительства от 13.10.2008 г. № 749, по которому выплату денежных средств необходимо производить только тогда, когда нет возможности уехать и вернуться в один и тот же день.

Однако вернуть все денежные средства, которые были потрачены работников в процессе поездки, компания все же обязана.

Важно! Если во время однодневной поездки сумма расходов превысит 700 рублей, то потраченные свыше этого суммы нужно будет обложить налогом НДФЛ.

Командировка в выходной день

Если работнику предстоит поехать в командировку в выходной день, то администрации следует использовать ТК РФ и письмо Минтруда и соцзащиты от 25.12.2013 № 14-2-337.

Они регламентируют, что если дни выполнения работы, прибытия, отбытия, пребывания в дороге приходятся на выходной или праздничный день, что работник может затребовать один из двух вариантов их компенсации:

  • В первом случае работнику выплачивается денежная сумма в двойном размере за каждый такой день. Она определяется исходя из способа, каким образом считается его заработок — по окладу, сдельно, тарифной ставке и т. д.
  • Согласно второму варианту эти дни оплачиваются в одинарном размере, а сотруднику еще предоставляется любой день в качестве выходного, и он не оплачивается.

Командировки за границу

Командировка этого типа оформляется точно также как поездка по стране. Командировочное удостоверение в этом случае также можно не составлять — дни прибытия и убытия будут определяться на основе штампов в паспорте, проставленных таможенными работниками.

Компания должна возместить работнику все расходы, которые он понес во время поездки — к ним относятся проезд на любом виде транспорта, проживание, суточные и т. д.

Последние выплаты могут быть выданы как наличными деньгами, так и перечислением на счет согласно следующим правилам:

  • За дни нахождения за границей — в валюте принимающей страны;
  • За дни нахождения на территории России, в том числе за день пересечения границы на обратном пути — в рублях.

Кроме этого, фирма должна возместить затраты, понесенные в связи с оформлением визы, загранпаспорта, сборы уплачиваемые в консульстве, обязательной медицинской страховкой и другое.

Важно! Максимальный размер суточных при заграничной командировке не регламентируется. Однако суммы свыше 2500 рублей в день подлежат обложению налогом НДФЛ.

В процессе составления отчета по пребыванию в загранкомандировке, к нему необходимо приложить все билеты, квитанции и прочие документы. Если данные в них внесены на иностранном языке, то к таким бланкам нужно обязательно приложить построчный перевод на русский язык. Сделать это необходимо на отдельном листе бумаги — вносить какие-либо изменения в оригиналы нельзя.

Оформить перевод документов может как штатный сотрудник, если на него будут возложены такие обязанности, так и сторонний переводчик.

Болезнь в командировке

Если работник во время пребывания в командировке заболеет, то исходя из приказа Минздравсоцразвития, фирма обязана выплатить ему суточные в полном размере независимо от того, смог он выполнить поставленные задачи или нет.

Больничное пособие выплачивается на основании заполненного больничного листа. Его можно открыть на месте болезни, а закрыть уже при возвращении в родной город. Однако в этом случае сотруднику нужно будет дополнительно пройти обследование, и лечащий врач выпишет новый больничный, который будет продлевать старый.

Также фирме необходимо покрыть все понесенные расходы на найм помещения. Однако если все время болезни работник находился в лечебном учреждении, то жилье оплате не подлежит.

Внимание! Отдельной проблемой является болезнь во время заграничной командировки. Так, иностранные документы не являются оправдательными и не подлежат оплате.

Поэтому, после возвращения в Россию работнику необходимо будет сделать нотариальный перевод иностранного больничного, с заверением его в консульстве той страны, и на его основе врач откроет уже российский. Однако заниматься этим он должен сам и за собственный счет.

Советуем почитать

Как получить налоговый вычет при покупке квартиры?

При исчислении НДФЛ работающие люди могут воспользоваться льготами по обложению этим налогом, которые устанавливаются НК …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector