Секреты малого бизнеса Создать бизнес может каждый, но не все знают как его вести. И как организовать учет и сдачу отчетности. Время от времени руководству компании приходится отправлять своих сотрудников в служебные поездки для решения производственных задач. Это может быть приобретение нового оборудования или материалов, заключение контакта, ремонт и обслуживание оборудования, участие в мероприятии и другое. Но обязательно командировка должна быть верно оформлена.
Важные изменения по командировкам в 2015-2017 годах
В 2015 году были приняты существенные изменения в правилах оформления командировки. Это значительно упростило документооборот при отправлении сотрудников в поездку.
Согласно этим изменения теперь организации и предприниматели имеют право не оформлять следующие документы:
- командировочное удостоверение;
- не делать служебное задание;
- а по возвращении работника из командировки ему можно не представлять руководству отчет по поездке.
Если командировочное удостоверение не было выписано, то суточные при командировках будут определяться на основании предоставленных работником оправдательных документов — проездных билетов, чека о проживании в гостинице, квитанций и т. д.
Во второй половине 2015 года были приняты дополнительные поправки, которые разрешили не вести в организации книгу учета прибывших и убывших работников.
Как отправить сотрудника в командировку
| Основные документы | |
| Порядок действий | Подтверждающий документы для командировки |
| Выявление необходимости командировки | Докладная записка,
Годовой план командировок |
| Выбор и уведомление работника о предстоящей командировке | Уведомление на фирменном бланке |
| Получение его согласия на служебную поездку, для некоторых категорий обязательно в письменной форме | Согласие работника на командировку |
| Оформление решения о командировке | Приказ о направлении в командировку по установленной форме Т-9 (или Т-9а для нескольких сотрудников), либо в произвольной форме на фирменном бланке |
| Расчет предстоящих расходов | Докладная записка от работника,
Заявление на выдачу денег |
| Выдача денежных средств | Расходный кассовый ордер,
Платежное поручение |
| Учет нахождения работника в командировке | Табель учета рабочего времени |
| Составление отчет о произведенных расходах | Авансовый отчет с приложением билетов, счетов гостиниц, других подтверждающих расходы бланков, а также служебной записки работника по командировке |
Окончательный расчет по произведенным расходам по командировке:
|
Приходный кассовый ордер ( при наличии излишка),
Расходный кассовый ордер (при наличии перерасхода) |
| Дополнительные документы
(заполняются если внутренними правилами фирмы установлена данная обязанность) |
|
| Определение целей и задач на командировку | Служебное задание |
| Оформление документа по подтверждению убытия-прибытия сотрудника | Командировочное удостоверение,
Журнал регистрации отбытия-прибытия |
| Составление отчета в соответствии с ранее выданным служебным задание | Отчет о командировке |
Особенности отправления в командировку
Командировкой считается поездка работника по делам компании более одного дня, для выполнения порученного служебного задания вне своего рабочего места.
Суточные при командировках в 2016 году остались на прежнем уровне, решение об их отмене не было до сих пор принято. Поэтому, если компания не хочет платить дополнительные налоги и взносы, то ей надо придерживаться действующих размеров.
Например, на территории России – 700 рублей. Суточные могут быть и больше, главное тогда их размер зафиксировать в локальных актах предприятия и в учетной политике.
Все время отсутствия сотрудника на работе из-за командировки отмечается в табеле буквенным шифром «К» или цифровым «06».
Однодневная командировка
Если сотрудник отправляется в однодневную поездку, то ему не положено получать суточные. Такая позиция указана в Постановлении Правительства от 13.10.2008 г. № 749, по которому выплату денежных средств необходимо производить только тогда, когда нет возможности уехать и вернуться в один и тот же день.
Однако вернуть все денежные средства, которые были потрачены работников в процессе поездки, компания все же обязана.
Командировка в выходной день
Если работнику предстоит поехать в командировку в выходной день, то администрации следует использовать ТК РФ и письмо Минтруда и соцзащиты от 25.12.2013 № 14-2-337.
Они регламентируют, что если дни выполнения работы, прибытия, отбытия, пребывания в дороге приходятся на выходной или праздничный день, что работник может затребовать один из двух вариантов их компенсации:
- В первом случае работнику выплачивается денежная сумма в двойном размере за каждый такой день. Она определяется исходя из способа, каким образом считается его заработок — по окладу, сдельно, тарифной ставке и т. д.
- Согласно второму варианту эти дни оплачиваются в одинарном размере, а сотруднику еще предоставляется любой день в качестве выходного, и он не оплачивается.
Командировки за границу
Командировка этого типа оформляется точно также как поездка по стране. Командировочное удостоверение в этом случае также можно не составлять — дни прибытия и убытия будут определяться на основе штампов в паспорте, проставленных таможенными работниками.
Компания должна возместить работнику все расходы, которые он понес во время поездки — к ним относятся проезд на любом виде транспорта, проживание, суточные и т. д.
Последние выплаты могут быть выданы как наличными деньгами, так и перечислением на счет согласно следующим правилам:
- За дни нахождения за границей — в валюте принимающей страны;
- За дни нахождения на территории России, в том числе за день пересечения границы на обратном пути — в рублях.
Кроме этого, фирма должна возместить затраты, понесенные в связи с оформлением визы, загранпаспорта, сборы уплачиваемые в консульстве, обязательной медицинской страховкой и другое.
В процессе составления отчета по пребыванию в загранкомандировке, к нему необходимо приложить все билеты, квитанции и прочие документы. Если данные в них внесены на иностранном языке, то к таким бланкам нужно обязательно приложить построчный перевод на русский язык. Сделать это необходимо на отдельном листе бумаги — вносить какие-либо изменения в оригиналы нельзя.
Оформить перевод документов может как штатный сотрудник, если на него будут возложены такие обязанности, так и сторонний переводчик.
Болезнь в командировке
Если работник во время пребывания в командировке заболеет, то исходя из приказа Минздравсоцразвития, фирма обязана выплатить ему суточные в полном размере независимо от того, смог он выполнить поставленные задачи или нет.
Больничное пособие выплачивается на основании заполненного больничного листа. Его можно открыть на месте болезни, а закрыть уже при возвращении в родной город. Однако в этом случае сотруднику нужно будет дополнительно пройти обследование, и лечащий врач выпишет новый больничный, который будет продлевать старый.
Также фирме необходимо покрыть все понесенные расходы на найм помещения. Однако если все время болезни работник находился в лечебном учреждении, то жилье оплате не подлежит.
Поэтому, после возвращения в Россию работнику необходимо будет сделать нотариальный перевод иностранного больничного, с заверением его в консульстве той страны, и на его основе врач откроет уже российский. Однако заниматься этим он должен сам и за собственный счет.
